Externalitzar serveis com la neteja, el manteniment, la restauració col·lectiva o les activitats de lleure educatiu en un centre escolar (escoles, instituts, universitats, llars d’infants, centres de formació…) no és una decisió senzilla. Per a molts equips directius, la càrrega de feina diària i l’estabilitat del proveïdor actual fan que ni tan sols es plantegin el canvi. No obstant això, cada cop més centres es pregunten si podrien optimitzar els seus recursos sense perdre qualitat ni control.

Aquest article està pensat precisament per a aquells que no tenen clar si és el moment, però volen saber-ne més. Entendre bé què implica una externalització —des de la subrogació del personal fins al cost real del servei— pot marcar la diferència entre una decisió encertada o una experiència frustrant.

Per què val la pena informar-se, encara que no tinguis previst fer el canvi ara

Moltes escoles mantenen el mateix proveïdor durant anys per inèrcia o per comoditat. D’altres han escoltat experiències negatives de col·legues d’altres centres i prefereixen no arriscar-se. També hi ha casos en què el canvi es percep com una tasca massa complexa que requereix temps i recursos que l’equip directiu no té.

Tanmateix, comprendre com funciona el procés i quins són els riscos reals permet preparar-se per al futur, avaluar si la situació actual és realment òptima i, sobretot, prendre decisions amb calma i criteri. Per això, a Macrolim Grup oferim informació transparent, sense pressions i adaptada a la realitat de cada centre.

Què és la subrogació i com pot afectar el personal

Un dels punts que genera més dubtes a l’hora d’externalitzar un servei és què passarà amb les persones que actualment hi treballen. La subrogació és un mecanisme legal que garanteix la continuïtat del personal quan una nova empresa assumeix el servei, sempre que es compleixin certs requisits. Si la persona treballadora porta més de quatre mesos al centre, el seu contracte està vigent i l’empresa sortint està al corrent amb Hisenda i la Seguretat Social, l’empresa entrant l’ha de mantenir a la plantilla.

Aquest procés protegeix l’estabilitat laboral de les persones treballadores. No se’ls pot reduir la jornada ni modificar el sou, la categoria professional o el lloc de treball sense el seu consentiment. Si existien beneficis com més dies de vacances o complements salarials, es consideren drets adquirits i s’han de respectar. És important destacar que això no implica assumir deutes de l’empresa anterior, sinó únicament mantenir les condicions laborals prèvies.

Els errors més habituals en canviar de proveïdor

A Macrolim Grup hem acompanyat molts centres que venien d’experiències negatives amb altres empreses. Els errors més freqüents acostumen a repetir-se: escollir un proveïdor només pel preu sense analitzar la qualitat real del servei, no fer una auditoria prèvia per identificar riscos ocults, o no preparar adequadament la comunicació amb el personal.

Canviar de proveïdor sense tenir tota la informació pot generar incertesa, desconfiança i complicacions administratives. Per això creiem fermament en realitzar una anàlisi exhaustiva abans de presentar qualsevol proposta, explicant tots els passos, implicacions i beneficis reals del canvi.

El preu per hora: el que sovint no es veu

Tot i que moltes empreses presenten pressupostos molt atractius sobre el paper, la realitat és que el preu per hora és només una part de l’equació. En el cas dels serveis externalitzats en centres educatius, hi ha altres factors que poden elevar significativament el cost final. Per exemple, si el personal subrogat té condicions superiors al conveni del nou proveïdor, aquestes s’han de mantenir. En substituir personal intern per una empresa externa, el servei queda subjecte a IVA, generant un nou cost afegit.

A l’hora de valorar una proposta d’externalització, és important entendre en detall què inclou: personal, substitucions, formació, materials, EPIs, supervisió i gestió. Tots aquests elements solen estar integrats en el preu des del començament, sense costos ocults. Externalitzar permet simplificar la gestió interna, reduir riscos laborals i assegurar un servei professional i constant, adaptat a les necessitats reals del centre. Per això és fonamental analitzar cada proposta més enllà del preu final i entendre com es tradueix en eficiència operativa i millora dels resultats.

Casos específics: personal amb altres convenis

No tots els centres parteixen de la mateixa situació. És freqüent que, en escoles concertades o privades, part del personal de neteja estigui contractat sota convenis diferents del de neteja, com per exemple el conveni d’educació. En aquests casos, si es decideix externalitzar el servei, el personal pot ser igualment subrogat. A partir d’aquell moment, s’aplicarà el nou conveni corresponent, garantint que es conservin aquells drets del conveni anterior que siguin més beneficiosos per a la persona treballadora.

Aspectes com les vacances escolars prèviament pactades, horaris específics o salaris per sobre del conveni poden mantenir-se com a condicions individuals si s’han consolidat amb el temps o estan degudament documentats. En qualsevol cas, encara que el nou conveni contempli condicions diferents, s’hauran de respectar aquelles que siguin més favorables per a la persona treballadora. Per això és fonamental analitzar amb antelació totes les condicions existents per evitar sorpreses i assegurar una transició justa i eficient.

Com treballa Macrolim Grup

A Macrolim Grup combinem experiència, especialització i compromís. Amb més de 30 anys col·laborant amb centres educatius, coneixem de primera mà els seus temps, dinàmiques internes i necessitats reals. A partir de la sol·licitud d’un pressupost sense compromís, realitzem auditories gratuïtes sense interferir en el funcionament del centre, elaborem propostes clares i personalitzades, i planifiquem la implantació del servei de manera gradual i adaptada a cada situació.

No busquem substituir proveïdors per defecte, sinó aportar valor afegit. Si ja estàs satisfet amb el teu servei actual, t’ajudem a validar aquesta decisió amb dades objectives. I si hi ha marge de millora, et donem eines per avançar sense assumir riscos innecessaris.

Una decisió que no ha d’esperar

Sol·licitar una auditoria no implica cap compromís. És un pas informatiu que pot ajudar-te a tenir una visió més completa i objectiva dels teus serveis actuals. Saber amb antelació què implicaria un canvi, quins costos hauries d’assumir i com afectaria el personal és clau per prendre decisions sense presses i amb total seguretat.

A Macrolim Grup, no venem serveis. Acompanyem els centres educatius a trobar solucions sostenibles, eficients i adaptades al seu dia a dia.